В рамках осуществления возложенных на нее функций по координации выставочно-ярмарочной деятельности за рубежом белорусская торгово-промышленная палата подготовила новую редакцию положения о порядке организации национальных выставок (экспозиций) В иностранных государствах. Документ был утвержден постановлением совета министров Республики Беларусь от 29 июня 2020 г. № 380 «об изменении постановления совета министров Республики Беларусь От 23 апреля 2012 г. № 384».
Участие в международных выставках и экспозициях по-прежнему является одним из наиболее значимых и действенных инструментов для продвижения производимой продукции на внешние рынки. Все мировое бизнес-сообщество ждет окончания действия ограничений и возвращения к традиционной практике проведения масштабных универсальных и специализированных выставочных мероприятий.
Проводимые в иностранных государствах национальные выставки (экспозиции) – важнейшие выставочные мероприятия Республики Беларусь, имеющие не только экономическое, но и политическое значение. Такие мероприятия требуют максимально высокого качественного уровня подготовки и проведения с целью обеспечения их наибольшей эффективности и результативности. Частичное финансирование организации указанных мероприятий, как правило, осуществляется за счет бюджетных средств.
Чтобы способствовать повышению эффективности участия белорусских компаний в зарубежных национальных выставках, БелТПП как координатор выставочно-ярмарочной деятельности усовершенствовала Положение о порядке организации национальных выставок (экспозиций) в иностранных государствах (далее – Положение).
В новой редакции Положения уточнены и конкретизированы отдельные основные термины и их определения. Кроме того, определен целевой характер организации национальных выставок (экспозиций) за рубежом, в то время как ранее цели проведения этих мероприятий в Положении не были закреплены. В частности, национальные выставки (экспозиции) должны соответствовать следующим целям:
• продвигать экспортно ориентированные товары (работы, услуги) на традиционные и новые внешние рынки, способствовать расширению номенклатуры и увеличению объемов белорусского экспорта;
• диверсифицировать поставки белорусских товаров (работ, услуг) не только географически, но и в отраслевом сегменте, содействовать поиску партнеров и занятию новых ниш на перспективных рынках, в том числе в странах «дальней дуги»;
• демонстрировать инновационные достижения, инвестиционный и экспортный потенциал белорусской экономики, укреплять позитивный имидж белорусских экспортеров и популяризировать белорусские бренды, углублять и развивать торгово-экономические связи и инвестиционное сотрудничество с различными государствами и региональными объединениями стран.
Эти цели учитываются при принятии решения о включении национальных выставок (экспозиций) в проект плана таких мероприятий на очередной год.
В Положении по сравнению с прежней редакцией более полно и четко сформулированы функции лиц, участвующих в организации национальных выставок (экспозиций): координатора, организатора, соорганизатора, экспонента, оператора.
В целях повышения качества проведения мероприятий и эффективности участия в них экспонентов организаторам вменен ряд новых обязанностей, в том числе:
• по подготовке и предоставлению соорганизаторам, экспонентам информационно-аналитических материалов о конъюнктуре рынка страны проведения мероприятия и потенциальных деловых партнерах с учетом сфер интересов экспонентов;
• консультированию экспонентов по вопросам участия в национальной выставке (экспозиции), установлению торгово-экономического сотрудничества и продвижению товаров (работ, услуг) на рынок страны ее проведения;
• привлечению потенциальных зарубежных партнеров к посещению национальной выставки (экспозиции).
Конкретизированы обязательства и для предприятий – участников национальных выставок (экспозиций). Положением определено, что экспоненты обязаны:
• проводить работу по привлечению потенциальных зарубежных партнеров к посещению национальной выставки (экспозиции);
• обеспечивать качественную подготовку национальной выставки (экспозиции) и участие в ней, организовывать и проводить в рамках участия встречи и переговоры с зарубежными партнерами с учетом необходимости достижения целей их проведения;
• по завершении национальной выставки (экспозиции) продолжить проработку установленных в ее ходе деловых контактов и с учетом экономической и иной целесообразности принимать меры по формализации достигнутых предварительных договоренностей, обеспечивать реализацию подписанных документов.
Новой редакцией Положения также значительно расширены задачи для операторов национальных выставок (экспозиций) и установлен ряд требований, которые учитываются при их выборе организаторами.
Оптимизированы порядок и сроки предоставления отчетности по итогам участия в национальных выставках (экспозициях) в целях получения более полной и объективной информации об эффективности их организации и проведения.
Положением расширен перечень расходов на организацию национальных мероприятий, финансирование которых возможно за счет средств республиканского бюджета.
Также постановлением Совета Министров Республики Беларусь усовершенствованы особенности организации участия Республики Беларусь в международных выставках «ЭКСПО», организуемых под эгидой Международного бюро выставок.
Совершенствование норм Положения о порядке организации национальных выставок (экспозиций) в иностранных государствах будет способствовать повышению эффективности организации национальных выставочных мероприятий за рубежом, результативности участия в них отечественных субъектов хозяйствования, продвижению белорусского экспорта на традиционные и новые внешние рынки, укреплению позитивного имиджа Беларуси за пределами страны.
С учетом новой редакции Положения Белорусская торгово-промышленная палата разработала практические рекомендации по повышению эффективности работы выставочных экспонентов на национальных выставках, экспозициях за рубежом и национальных выставочных площадках международного характера. Это своего рода памятка участника национальной выставки (экспозиции), которая включает советы по таким направлениям, как выбор выставки, подготовка и участие в выставке, поствыставочный период.
Выбор выставки
Выбор выставки осуществляется с учетом ожидаемого достижения целевых задач участия в ней (сбытовых, маркетинговых, рекламных, имиджевых, производственных, коммуникационных и других).
Критериями оценки выставки для принятия решения о целесообразности участия могут служить:
• показатели количественного и качественного состава посетителей (покупательная способность, интерес к определенным тематическим разделам выставки или товарным группам, география, уникальность посетительской аудитории (процент тех, кто не посещает другие выставки), регулярность посещения (соотношение новых и постоянных посетителей выставки);
• профиль деятельности компаний- участников;
• размеры и статус компаний- участников;
• стабильность участия (процент компаний, принимающих участие в выставке в течение трех и более лет);
• результаты опросов участников выставки (среднее количество контактов с целевыми посетителями за время работы выставки, достигнуты ли поставленные задачи, степень удовлетворенности участием в выставке);
• отзывы участников выставки;
• тематика выставки;
• формат выставки (b2b, b2c и т.д.);
• площадь выставки / размеры стендов;
• сроки проведения;
• история проведения выставки (в который раз проходит выставка);
• место проведения, инфраструктура выставочной площадки;
• деловая / научная / конкурсная / демонстрационная программа выставки;
• программа продвижения / рекламная кампания выставки;
• наличие свидетельства об аудиторской проверке статистических показателей выставки;
• официальная поддержка выставки (отраслевая, государственная, информационная);
• организатор выставки;
• стоимость участия.
Подготовка к выставке
Подготовительный этап участия в выставке (не менее чем за три месяца до ее проведения) включает в себя решение следующих задач:
• постановка цели участия;
• разработка рекламной идеи;
• составление плана выставочного стенда, определение его дизайна и художественного оформления;
• составление сметы расходов;
• заключение договора с организаторами, оформление заказа на оборудование и услуги;
• изготовление рекламных материалов (информационных листов, плакатов, буклетов, проспектов);
• подготовка информационных материалов (технических описаний, прайс-листов, папок стендистов);
• формирование штата, подготовка стендистов и персонала.
В рамках подготовки к участию в национальных выставках (экспозициях) организаторами осуществляется:
• подготовка и предоставление экспонентам информационно-аналитических материалов (маркетинговых исследований) о конъюнктуре рынка страны про- ведения национальной выставки (экспозиции) и потенциальных деловых партнерах с учетом сфер интересов экспонентов;
• проведение информационно- образовательных мероприятий (Road Show), консультирование экспонентов по вопросам уча- стия в национальной выставке (экспозиции), установления торгово-экономического сотрудничества и продвижения товаров (работ, услуг) на рынок страны ее проведения;
• проведение работы по привлечению потенциальных зарубежных партнеров к посещению национальной выставки (экспозиции).
Участие в выставке
Управление ресурсами стенда осуществляет его руководитель. Эффективность работы стенда и появление новой аудитории зависит от грамотного управления и распределения деятельности стендистов.
До начала выставки руководителю стенда рекомендуется:
• проверить стенд, расположение экспонатов и надписей;
• обсудить маркетинговый план;
• обсудить продукцию, которая будет представлена;
• обрисовать план приветствия клиентов на выставке;
• предоставить расписание для персонала;
• обсудить работу с посетителями;
• обсудить методы эффективного влияния на потенциальных клиентов с большими покупательными возможностями;
• напомнить задачи каждого члена команды;
• поставить перед каждым членом команды персональную цель, которую он должен достигать на стенде каждый час;
• объяснить, когда и к какому действию подвести гостей (оставить номер, взять визитку, попробовать товар), как грамотно переключаться с одного потенциального клиента на другого;
• подготовить раздаточные мате- риалы.
Во время работы выставки стендисты находятся на стенде и решают задачи по привлечению внимания и удержанию посетителей, ознакомлению их с необходимой информацией и получению координат для продолжения контакта после выставки.
Поствыставочный период
Работа после окончания выставки включает в себя:
• регистрацию посетителей, проявивших интерес к демонстрируемой продукции во время посещения выставки, продолжение проработки установленных в ходе выставки деловых контактов (с учетом экономической и иной целесообразности);
• подведение итогов выставки, определение эффективности участия в ней;
• формализацию достигнутых предварительных договоренностей, реализацию подписанных документов;
• рассмотрение допущенных ошибок, анализ удачных решений для их последующего использования.
Подписка на новости
